Mit unserer Blogartikel-Reihe „Insights“ möchten wir euch jeden Bereich der Firma PICARD und die zugehörigen Teams vorstellen. Unser Unternehmen besteht aus den Bereichen Purchasing, Sales, Logistics Operations, Logistics Services, Customs, Accounting, IT, HR und Marketing. Den Anfang macht das Team Purchasing: Wir haben mit unserer Kollegin Andrea Ivanegova gesprochen, sie ist Purchasing Team Manager und hat uns gemeinsam mit ihren Teamkolleg:innen verraten, was das Besondere am PICARD-Sortiment ist und wie sich Einkaufsprozesse in Zukunft möglicherweise verändern werden.

Wie viele Mitarbeitende gibt es im Purchasing und wie arbeitet das Team zusammen?

Das Team Purchasing besteht aus insgesamt 28 Kolleginnen und Kollegen, die drei verschiedene Aufgabenbereiche verantworten:

1. Disposition
2. Einkaufsqualitätsmanagement & Datenpflege
3. Auftragsbezogener Zukauf

Die Disposition ist die langfristige Bevorratung unseres Standardsortiments. Dieses besteht aus ca. 55.000 verschiedenen Artikeln. Die Kollegen erfassen die großen Bestellungen mit hunderten verschiedenen Positionen, die die Warenversorgung für einen längeren Zeitraum gewährleisten. Es ist eine große Kunst, die Ware zum richtigen Zeitpunkt und in der adäquaten Menge für die Kunden bereit zu stellen und damit eine lückenlose Bevorratung zu schaffen. Ständige Marktanalyse sowie die Verhandlung der besten Einkaufskonditionen sind die Grundsteine für die erfolgreiche Disposition. Da wir uns darauf konzentrieren, den unplanbaren und häufig kleinteiligen Zukaufbedarf des Fachhandels zu decken, ist die Planung unseres Bedarfes eine besondere Herausforderung.

Unser Ziel ist es immer, dass unsere Kunden die Anfragen ihrer Kunden vollständig und schnell bedienen können. Für den Fall, dass wir die gewünschte Ware einmal nicht vorrätig haben, kommen unsere Kollegen aus dem Bereich Procurement ins Spiel. Das Team verantwortet den auftragsbezogenen Zukauf und sorgt dafür, dass der technische Fachhändler seinen Kunden auch dann alle gewünschten Artikel liefern kann, wenn ein Teil der Ware gerade bei uns ausverkauft ist. Dafür greifen wir auf unser Netzwerk zurück und können so sicherstellen, dass wir jede noch so außergewöhnliche Anfrage kurzfristig beschaffen können. Der Kunde hat den Vorteil, dass er alles „aus einer Hand“ und zum bestmöglichen Preis bestellen kann.

Eine weitere Aufgabe unseres Purchasing-Teams ist das Qualitätsmanagement und die Datenpflege. Dies beinhaltet den Abgleich zwischen bestellter und gelieferter Ware, die Rechnungsprüfung und die Erfassung aller Artikelinformationen, die unsere Kunden für ihre Kaufentscheidung benötigen. Wichtig ist hierbei die regelmäßige Pflege der aktuellen Bezeichnungen, der technischen Daten, der Anzeige von Äquivalenten verschiedener Hersteller sowie die Anzeige der korrekten Bruttopreise bei den jeweiligen Fabrikaten.

Wodurch zeichnet sich das PICARD-Sortiment aus und worauf achtet ihr beim Sortimentsmanagement?

Wir führen Wälz- und Gleitlager, Gelenklager und -köpfe, Gehäuse, Lineartechnik, Keilriemen, Dichtungen und Zubehör. Den größten Anteil machen die teilnehmenden Hersteller der WBA (World Bearing Association) aus, also die Premiummarken SKF, Schaeffler, NTN, Timken, NSK, NACHI und JTEKT. Ergänzend dazu bevorraten wir hochwertige Alternativmarken wie z.B. NKE, UKF, STC Steyr oder ZEN. Unseren Lineartechnikbestand führen wir ebenfalls von den Premiumherstellern: Schaeffler, Bosch Rexroth, THK, Ewellix, Schneeberger, SNR und NSK. Zusätzlich dazu rundet ein breites Sortiment an Keilriemen, Dichtungen und NILOS-Ringen unser Angebot ab. Beim Sortimentsmanagement achten wir vor allem darauf, eine lückenlose Verfügbarkeit der Ware sicherzustellen und unser Sortiment mit neuen Baureihen regelmäßig zu erweitern. Dafür beobachten wir die neusten Entwicklungen und Trends auf dem Markt und sind in regelmäßigem Austausch mit unserem Sales-Bereich. Außerdem pflegen wir ein gutes Verhältnis zu Lieferanten und Herstellern, von denen wir häufig wichtige Impulse erhalten.

Wie haben sich die Einkaufsprozesse in der Branche in den letzten Jahren verändert? Wie ist deine Einschätzung für die Zukunft?

Die digitale Transformation ist bei uns ein großes Thema, denn in unserem schnelllebigen Business ist eine Automatisierung von Prozessen nicht mehr weg zu denken. Wir investieren in die Digitalisierung unserer Einkaufsprozesse und profitieren natürlich auch von der zunehmenden Digitalisierung auf Herstellerseite. Die Übermittlung von Bestellungen, die Analyse von Zu- und Abgängen, die Verfolgung von Lieferterminen – digitale Prozesse machen unsere Arbeit effektiver und effizienter. Gleichzeitig können wir dadurch Bedarfsveränderungen am Markt besser auswerten. So können wir den immer neuen Anforderungen des Marktes proaktiv begegnen und unserem Qualitätsanspruch gerecht werden.

Vielen Dank für den spannenden Einblick!